「インデックス投資ナイト2015」実行委員長として行なった手作り投資イベント運営の工夫

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昨日、「インデックス投資ナイト2015」を盛況のうちに無事終えることができました。ホッとしております。

イベントの内容についてのレポートや感想は、すでにたくさんのブロガーさんがアップされているので、そちらをご覧いただければと思います。ほんの一例ですが・・・ここでは私水瀬が初めての実行委員長として、手作り投資イベントの運営で工夫したことを書いてみようと思います。

インデックス投資ナイトは、有志の個人投資家たち(ボランティア)により、2009年の第1回から毎年100名規模で開催されてきましたが、2014年に過去最大の400名規模に拡大した第6回を開催したあと、ボランティアスタッフの都合により、そのまま継続することが不可能な状態に陥ってしまいました。

インデックス投資ナイト公式サイト
2014年7月27日 インデックス投資ナイト 次回休止のお知らせ

そこで、私が実行委員長として立候補してインデックス投資ナイトを復活させる際に、自分を含めた実行委員(ボランティア)の負担を軽減するいくつかの工夫をしました。


(1) 実行委員会は「Google ハングアウト」(ビデオ会議)で実施


実行委員会は会議室等で打ち合わせをしていましたが、各委員は当然のことながら住所や勤務地がバラバラなので、会場に移動するのも時間がかかる、お金もかかる、ついでにその後飲みに行ったりするので、結局数時間ごっそり時間が取られてしまっていました。そんなわけで、そう頻繁に行なうことはできませんでした。

Google ハングアウトなら、移動することなく家のPCの前で実行委員会に参加できます。なんなら、家でなく外出先や出張先等でもスマートフォンで問題なく参加できます。時間も、1時間なら1時間でサクッと終わることができました。飲み会になだれ込むこともありません。実行委員の負担も小さくなりました。

インデックス投資ナイト2015では、結局、すべての実行委員会をGoogle ハングアウトで行ない、実行委員全員が顔を合わせたのは、イベント当日のみでした(もちろん、もともと知り合い同士だからそれで済んだという面もあります)。


(2) すべての役割に正副を設定&メールにはccに全実行委員を入れる


「1人しか知らない情報」を持ってしまうと、問題が起きた時に、その人がいないとどうしようもなくなってしまいます。

そこで、すべての役割に正・副を設定して、1人で情報や問題を抱え込まないように、またお互いに抱え込ませないようにしました。たとえば、第1部ブロガー座談会企画の責任者は(正)kenz、(副)ASKさん、といった具合です。

また、メールを送信する時(たとえば、会場や登壇者とのやりとりなど)は、ccに実行委員全員を入れるルールを作りました。

これにより、担当外の進捗も全員がなんとなく知っている状況を作ることができ、「もし私がいま入院したりしたら、イベントが開催できなくなるかも・・・」といったたぐいの実行委員特有のストレスからはある程度開放されました。


(3) イベントノウハウを残していくファイル保存用共有フォルダの運用


今まで毎年イベントを開催していましたが、そのノウハウはいわば「暗黙知」になっており、翌年再始動する際には、その役割になった実行委員が、また一から考えなければいけないような状況でした。

たとえば、スケジュール、打ち合わせ内容、企画案、収支計画、登壇者依頼文などなど。

そこで、ファイル保存用共有フォルダを作り、実行委員全員でノウハウを共有するとともに、来年、再来年の実行委員会が、過去のイベントノウハウをテンプレート的に活用できるようにしました。少しでも楽チンできるように。


(4) できるだけ外部リソース(イベント会場スタッフ)を活用


前回の400名規模の時には、プログラム企画以外にも、待機列の整列からチケットのもぎり、会場内の案内、照明、音響、映像、控室の飲み物の手配など非常に細々とした雑務も何から何まですべてボランティアスタッフでまかなっていました。これがけっこうな負担になっており、また慣れていないので少々トラブルも発生していました。

そこで、実行委員会がプログラム企画に注力できるように、会場まわりの雑務はできるだけプロであるイベント会場スタッフを活用するようにしました。東京カルチャーカルチャーに戻ってきた理由は、この点が実は大きかったのです。


以上、見返してみれば、会社などの組織ではごく当たり前のことですよね。ボランティアによる手作り投資イベントの運営にも、それを当てはめてみたというだけのことです。

来年以降、誰が実行委員をやっても、「インデックス投資ナイト」を継続できるようになればいいな、という思いで工夫を入れこんでみました。他にも、日本全国で個人投資家による手作りイベントが行なわれています。何かのお役に立てば幸いです。

最後に、今回、実行委員としていっしょにがんばってくれたイーノ・ジュンイチ氏、kenz氏、ASK氏に感謝いたします。ありがとうございました。

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